Der tägliche Affenzirkus im Büro

Wenn Mitarbeiter die eigenen Probleme im Büro des Vorgesetzten abladen, haben diese ein Problem weniger, der Vorgesetzte dafür ein Problem mehr. Wenn Manager die Probleme ihrer Mitarbeiter lösen, führt dies zwangsläufig zu einer sinkenden Effektivität im eigenen Job. Schuld daran sind die Affen.

Kennen Sie das … ?

Sie kommen abends nach Hause, sind total müde und fragen sich (mal wieder), was Sie eigentlich so den ganzen Tag gemacht haben.

Sie nehmen sich morgens vor, die wirklich (!) wichtigen, auf Ihrer persönlichen Aufgabenliste stehenden Punkte zu erledigen und die Liste ist am Abend nicht kürzer, sondern länger geworden.

Sie delegieren Aufgaben, doch am Ende müssen Sie die dann doch selbst erledigen.

Sie können keine Stunde im Büro konzentriert an einem Thema arbeiten, ohne nicht gestört zu werden.

Wenn Sie sich in einer oder gleich mehrerer der oben beschriebenen Situationen wiedererkennen, dann könnte das an einem nicht gebändigten „Affenzirkus“ liegen. Nur wenn Sie diesen bändigen, können Sie bewusst freier mit Ihrer eigenen Zeit zur Bewältigung der für Sie wichtigen Aufgaben starten.

Was ist gemeint? Der Terminus „Affe“ wird hier als Synonym verwendet für ein Problem, das ein Mitarbeiter mitbringt. Die Idee dieser Metapher wurde bereits 1974 in einem Artikel von William Onken Junior und Donald L. Wass im Harvard Business Review beschrieben. Trotzdem halten sich „Problem-Affen“ im Arbeitsalltag heutzutage immer noch hartnäckig. Die Metapher lässt sich am besten anhand einer konkreten Alltagssituation verdeutlichen.

Sie sitzen in Ihrem Büro am Schreibtisch, um eine dringende Aufgabe zu erledigen, als plötzlich ein Mitarbeiter von Ihnen zur Tür hinein kommt: „Entschuldigen Sie bitte, haben Sie mal kurz eine Minute Zeit? Wir haben da nämlich ein dringendes Problem“. Sie bitten Ihren Mitarbeiter in Ihr Büro, er setzt sich an Ihren Schreibtisch, das Problem mit dabei, im Sinne unserer Geschichte hier als gedachter Affe auf der Schulter.

Es gibt jetzt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie reagieren können.

Sie machen das, was viele in Ihrer Situation tun würden: Sie lassen sich die Spezies, sowie die Pflegeanweisungen für den Affen erklären und während Sie den Affen noch begutachten, ist Ihr Mitarbeiter schon zur Tür hinaus. Das Ergebnis der kurzen Besprechung ist, dass Sie jetzt verantwortlich für Aufzucht und Pflege des Tieres sind! Dies sitzt mittlerweile auf Ihrem Schreibtisch neben – naja, Sie wissen schon – den anderen Problem-Affen, die da auch auf ähnliche Art und Weise gelandet sind und nun Ihre Aufmerksamkeit einfordern. Wenn Sie genügend Äffchen auf dem Tisch sitzen haben, geht irgendwann nichts mehr – selbst, wenn Sie noch so effizient arbeiten.

Alternativ dazu, könnten Sie aber auch sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiter das Tierchen, dass er mit in Ihr Büro gebracht hat, auf dem gleichen Wege auch wieder mit hinausnimmt.

Dafür gibt es unterschiedliche Strategien:

Affe rein – Affe raus: Geben Sie Ihren Mitarbeitern Hilfestellungen, wie diese Probleme selbstständig lösen können und lassen Sie sich bei einem Folgetermin berichten, wie es gelaufen ist oder ob weitere Unterstützungsmaßnahmen erforderlich sind. Wichtig dabei ist: Ihre Mitarbeiter sollten sich selbstständig um die eigenen Affen kümmern, anstatt diese auf dem Schreibtisch des Vorgesetzten zu platzieren. Je nach aktueller Unternehmens- und Teamkultur kann dies für den einen oder anderen Mitarbeiter ein Kulturschock sein.

Für Affen grade kein Zutritt: Schaffen Sie sich Zeiten, in denen Sie konzentriert an ausgewählten Themen arbeiten können, ohne gestört zu werden. Sie brauchen dazu kein eigenes Sekretariat zu haben. Ein entsprechendes Schild an der Tür oder ein Verlegen der temporären Arbeitsstätte, zum Beispiel in einen Besprechungsraum oder in das Home-Office, wirken oftmals Wunder.

Affen-Dompteure schaffen: Schaffen Sie eine Arbeitsatmosphäre, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, selbstständig zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen, Dinge neu auszuprobieren und – bevor alle Stricke reißen – Sie oder andere Führungskräfte um Hilfe zu bitten. Im Falle des Falles können Sie dann gemeinsam überlegen, wie eine mögliche Lösung aussehen könnte, die Problemlösung in Einzelmaßnahmen herunterbrechen und dann den Mitarbeiter (samt Äffchen) wieder losschicken.

Fazit: Überlegen Sie es sich gut, bevor Sie einen Affen in Obhut nehmen. Die Tierchen benötigen Ihre ganze Aufmerksamkeit, bedürfen intensiver Pflege und sterben Ihnen im schlimmsten Fällen bei mangelhafter Fütterung unter den Fingern weg. Außerdem kann eine ganze Affenhorde auf Ihrem Schreibtisch eine regelrechte Urwaldatmosphäre erzeugen.

Und erzählen Sie Ihren Mitarbeitern ruhig die Geschichte von den Problem-Affen. Dann können Sie demnächst konzentriert einem Mitarbeiter zuhören, wenn er von seinem Problem berichtet und anschließend fragen: „Ich unterstütze Sie gerne, aber den Affen, den nehmen Sie dann bitte wieder mit, ok?“

Dieser Artikel ist in unserer Reihe „C@W Business Insights“ erschienen.
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